Vantaggi e conseguenze della fatturazione elettronica in Italia
A partire dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture nel settore B2B dovranno essere inviate elettronicamente tramite SdI (Sistema di Interscambio). Per il settore petrolifero e del gas, il regolamento è entrato in vigore a partire dal 1° luglio 2018.
I fornitori di servizi che hanno la P. Iva in Italia dovranno necessariamente rispettare questo regolamento nell’invio delle fatture ai propri clienti. Per questo è importante conoscere le specifiche per la procedura di invio delle fatture elettroniche destinate alle aziende italiane.
Le specifiche da rispettare sono quelle già sviluppate nell’ambito del B2G, dove la fatturazione elettronica è obbligatoria già da tempo e dove, dunque, le fatture sono emesse in formato XML, uno standard denominato FatturaPA. Saranno inoltre consentite le sintassi ufficiali dell’UE. Alla fattura viene allegata una firma certificata, che viene quindi inviata tramite il sistema di scambio SdI (Sistema di Interscambio).
Questo sistema permette di controllare i movimenti della fatturazione, quindi di avere una visione d’insieme, di mettere a confronto entrate e uscite, di controllare la consegna e le ricevute. Altro aspetto importante del Sistema di Interscambio è la notifica, infatti, il mittente la riceve per conoscere lo stato della fattura, previsto dalla normativa. Inoltre, per le piccole imprese il servizio di accesso e recupero dei propri dati è fornito gratuitamente dal Sistema di Interscambio.
Per quanto riguarda le grandi aziende è possibile collegare il sistema ERP al Sistema di Interscambio, permettendo l’elaborazione automatica delle fatture, delle notifiche, di ricevere tramite il canale di servizi web ufficialmente accreditato le fatture in formato XML, verificare e convalidare il destinatario effettivo, l’identificazione e il controllo del numero di partita IVA contenuto nel file ricevuto.
Per quanto concerne l’aspetto dell’archiviazione in Italia devono essere archiviate digitalmente e il periodo di conservazione delle fatture equivale a dieci anni. Durante questo periodo di tempo è importante garantire la genuinità dei materiali.
Infatti, tali dati non possono essere modificati, devono avere una firma certificata, una marca temporale e devono essere raggruppati in pacchetti di archiviazione. Il processo di archiviazione, come da normativa, deve essere concluso entro e non oltre tre mesi dal termine della presentazione della dichiarazione dei redditi annuale.
Che cosa significa questo mandato di fatturazione elettronica in Italia per aziende globali e locali?
Per i fornitori globali che intrattengono rapporti commerciali con clienti in Italia, ciò significa che ora è necessario garantire il rispetto di questo regolamento. Ma significa anche cicli di pagamento più rapidi dall’elaborazione digitale e riduzione del rischio di spostarsi in un ambiente automatizzato.
Significa anche un probabile aumento di fatturazione elettronica per le aziende globali, poiché spesso i requisiti di fatturazione elettronica da parte dei clienti sono il punto di svolta per abbandonare l’invio di fatture manuali.
Oltre al risparmio di tempo e costi, il principale vantaggio della fatturazione elettronica business to business in Italia è l’eliminazione dello Spesometro, un rapporto stilato per tutti i casi aziendali, che rileva l’imposta inviati elettronicamente all’Agenzia delle Entrate.
Lo Spesometro era destinato a frenare l’evasione fiscale ed è un vero e proprio mostro burocratico, ma ora non è necessario grazie alla trasparenza che si ottiene con la fatturazione elettronica, che rende rintracciabili tutti i movimenti del business.
Molte aziende italiane stanno già utilizzando questo sistema e questo formato per rispondere all’obbligo della fatturazione elettronica nel settore B2G. Ciò significa maggiore efficienza per le aziende italiane.
Un software per la fatturazione elettronica è fondamentale in tal senso, perché permetterebbe di integrare questo sistema al sistema di fatturazione interno aziendale, permettendo di inviare fatture alle agenzie governative tramite Sistema di Interscambio.
Inoltre, ciò garantisce l’idoneità della procedura e dei dati inviati, con la conseguente diminuzione di errori, solitamente causati da interventi manuali e dalla lenta produzione di documentazione cartacea.